Hoe lukt het maken van een presentatie wel?

Mindmap voor werkstukEen presentatie maken, of dat nu een rapport, een praatje of een filmpje is, kan een heel gedoe zijn. (Vertel mij wat, ik blog elke week!) Dat zie ik bij mijn studenten en bij collega’s, en het leek me aardig te laten zien wat er aan de hand kan zijn en hoe je dat zou kunnen oplossen. Hoe zorg je dat een presentatie of rapport áf komt? Deze week bespreek ik de vorm, motivatie en zelfdiscipline, volgende week ga ik verder met “information overload”.

De directe aanleiding is heel dichtbij: mijn oudste zoon moet morgen een werkstuk af hebben. Al maanden geleden heeft hij een onderwerp gekozen. In principe heeft hij er op school genoeg tijd aan kunnen besteden, maar dat heeft erg weinig opgeleverd. Het is een pienter kind van negen, maar alles bij elkaar heeft hij één hoofdstukje min of meer af. Hij heeft wel veel filmpjes gekeken over het onderwerp van het werkstuk 😉 Hij is dus duidelijk onder de radar van de leerkracht doorgevlogen: niemand heeft gemerkt dat hij niet in beweging is gekomen de afgelopen tijd, omdat hij niet wist hoe en waar te beginnen en structuur aan te brengen in de informatie. Werk aan de winkel voor papa en mama dus. Niet om het voor hem te schrijven, maar wel om naast hem te gaan zitten en te zorgen dát er wordt geschreven.

De vorm

“Als het nou maar een presentatie was, daar ben ik goed in!” “Ik kan het wel opschrijven, maar vertellen is heel wat anders.” “Andere mensen gebruiken allemaal moeilijke woorden, dat kan ik helemaal niet.” Herken je dit? De gevraagde vorm kan gewoon niet jouw vorm zijn, of de vorm van je student/kind/leerling/collega. (Of vanwege een beperking kán iemand er niets mee, denk aan stemproblemen, RSI, dyslexie.)

Optie 1: kies een vorm die bij je past

Het eerste dat je je moet afvragen als je niet gelukkig bent met de gevraagde vorm: kan het ook in een andere vorm? Dat is alleen een optie als die andere vorm voor de “ontvanger(s)” niet meer tijd kost. Maar vaak is het juist leuk: in plaats van een saai verhaal een filmpje, in plaats van een geschreven samenvatting een visuele weergave. Mijn ervaring is dat als je zelf tijdig een gemotiveerd voorstel doet, dat de kans dat je mag doen wat je wilt behoorlijk groot is.

Optie 2: alle vormen lijken op elkaar

Maar goed, soms ligt de vorm vast, zeker voor leerlingen en studenten die vertrouwd moeten raken met verschillende presentatievormen. Dan heb je wat aan optie 2: bepaal de overeenkomsten en verschillen tussen een vorm die je ligt en de vorm waar je je aan gaat houden. Want welke vorm je ook kiest:

  • Informatie is thematisch geordend
  • Er zit een logische volgorde in hoe de informatie is gestructureerd
  • Hoe meer zintuigen worden gebruikt hoe beter, dus bijvoorbeeld beeld en tekst die elkaar versterken
  • Er zit een begin en eind aan, een kop en een staart. (Ook bij een visuele weergave: mensen lezen van linksboven naar rechtsonder, bij een mindmap wordt de aandacht als eerste getrokken door het woord of beeld middenin.)
  • Je bedenkt vooraf wat je wilt overbrengen: welke informatie, welk verhaal?

Maak daar gebruik van: je kunt dus voor een heel groot deel precies hetzelfde doen!

Optie 3: van de ene vorm naar de andere vorm

Soms is het het makkelijkst om je presentatie eerst een vorm te geven die jou ligt, om hem daarna te “vertalen” in een vorm die je lastiger vindt. Een paar voorbeelden:

  • Voor het structureren van een rapport of mondelinge presentatie begin ik vaak met post-it’s waar ik alle onderwerpen op schrijf. Ik orden ze tot het een logisch geheel is, daarna gebruik ik dat voor de hoofdstukken of verhaallijn van mijn presentatie.
  • Mijn zoon (over wie ik net vertelde) heeft een mindmap gemaakt van wat hij wilde vertellen in zijn werkstuk. Met het schrijven van het werkstuk kwam hij er niet uit, maar toen hij alles wat hij al wist door het vele filmpjes kijken in een mindmap (“maintmep”, zie afbeelding) zette had hij twee vellen vol informatie.
  • Ik ben weer aan het solliciteren.* Ik vind het belangrijk in brieven een beetje spontaan over te komen: als ik ergens een hekel aan heb is “in afwachting van uw antwoord verblijf ik” en dat soort teksten. Wat ik soms doe is hardop vertellen wat ik wil vertellen en dat filmen met de camera van mijn computer. Dat levert een spontaan verhaal op. Dat kijk ik terug, en ik vis er de leuke dingen uit voor mijn brief.

Er zijn ongetwijfeld nog andere trucs om het omgaan met een lastige vorm makkelijker te maken, maar deze drie helpen vast al!

Motivatie

Weer terug naar mijn zoon, die maar niet verder kwam met zijn werkstuk. Wat zeker ook een rol speelde,was motivatie. Hij had het idee dat hij het niet kon, dus waarom zou hij er dan aan beginnen? Toen we naast hem gingen zitten om hem te helpen hielp dat op twee manieren tegelijk: enerzijds hielpen we hem in praktische zin met zijn aanpak, anderzijds motiveerden we hem.

Ik heb eerder geschreven over motivatie, kijk hier even. Maar in het kort was dit hoe zijn motivatie steeg:

  • De aandacht die hij kreeg hielp, zoals alle persoonlijke betrokkenheid.
  • Hij had houvast aan de structuur die we hem boden. Uurtje werken, pauze, eerst dit, dan dat: dat gaf hem het gevoel dat hij de boel onder controle had.
  • Doordat we hem wel vragen stelden maar niets voorschreven voelde hij zich autonoom. Hij bepaalde zelf wat er in zijn werkstuk moest en waar.

Dit kun je ook voor jezelf gebruiken! Schakel anderen in als klankbord, maak een plan en gebruik dat als leidraad, en maak het vooral jouw presentatie!

Zelfdiscipline voor de puntjes op de i

Tja, en dan komt het punt dat de komma´s en hoofdletters en fotobijschriften moeten worden gecheckt, of dat een pitch net nog tien seconden te lang is… Dat kan ik niet makkelijker maken, maar je kunt het voor jezelf wel leuker maken! Natuurlijk kun je het puur op wilskracht doen, gewoon door bikkelen tot het af is. Ik weet niet hoe het met jouw zelfdiscipline is, maar hoewel ik behoorlijk gedisciplineerd kan zijn probeer ik daarnaast het ook gewoon leuker te maken.

Mijn trucs om saai werk vol te houden

  • Het is leuker en makkelijker te focussen op het proces dan op het resultaat. Dus spreek met jezelf (of je leerling/student/kind) een inspanningsverplichting af: nu een uur schrijven, daarna weer wat lezen. Of nu drie keer de presentatie oefenen, daarna een blouse kopen. Als je gewoon begint, komt het punt dat het werk af is vanzelf dichterbij!
  • Babysteps. Een bekende truc: kleine stapjes. Een rapport van veertig pagina’s schrijven is een klus waar je als een berg tegenop kunt zien. Maar een inhoudsopgave schrijven, of een paragraaf? Dat is overzichtelijk en haalbaar. Dus hak je klus op in kleine klusjes en ga aan de slag!
  • Voorkom dat je steeds gestoord wordt. Plan je concentratie. (Lees “Diep werk” van Cal Newport!) Reserveer tijd in je agenda en een geschikte werkplek: sommige mensen gaan thuis werken, anderen zoeken een stil kantoor of gebruiken muziek.
  • Afwisseling helpt. Dus na een periode geconcentreerd denkwerk even praktisch aan de slag met wat plaatjes, of na het bouwen van een kartonnen display je tekst mooi uitlijnen: het zorgt dat saaie stukken nooit te lang duren. En het is goed voor je.
  • Tja, en dan: beloningen! Grote beloningen zijn wat begrotelijk en zijn bovendien niet nodig. Denk dus aan kleine dingen: een kop thee, even naar buiten, de krant lezen, een boodschapje doen, wat fysiek actiever werk (opruimen, een boek terugbrengen naar de eigenaar). Als je veel achter een beeldscherm zit is het belangrijk dat je iets doet waarbij je je ogen kunt ontspannen en een gezonde houding hebt, dus een kruiswoordpuzzel oplossen of even spelen op je telefoon zijn dan minder geschikt.
  • En vergeet niet je resultaten bij te houden! Een checklist waarvan de ene na de andere regel doorgestreept kan worden, een nieuwe versie vergelijken met een oude versie: het is echt fijn om te zien dat je opschiet en dat je werk steeds beter wordt.

Zit je vast? Ik denk graag met je mee! Succes!

Volgende week nog een stuk dat hier bij aansluit: De bomen en het bos: information overload!

*Weet je een klus of baan voor mij? Ik zoek werk als docent, trainer, instructeur, facilitator, beleidsmedewerker of promovendus. Te bereiken vanuit Middelburg, voor zo’n 24 uur. Tips zijn welkom!

Eén reactie

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.