Het doel en de middelen

Route gemarkeerd op kaart, met leesbril en pen erbij. Copyright foto: Helmut GevertAls facilitator plan je een serie activiteiten, die vormen samen een workshop of brainstormsessie. Maar ook als trainer, voorzitter en in allerlei andere rollen, zoals wedding planner, toernooiorganisator of reisleider plan je een reeks activiteiten. Dat is jouw doel. Maar niet elke organisator of leider staat er bij stil dat elke losse activiteit weer een middel is, voor een hoger doel: een geslaagde bijeenkomst, cursus, vergadering, bruiloft, toernooi of reis. En elke losse activiteit draagt bij aan dat hogere doel, als het goed is.

Doel/middel verschuiving

Als je activiteiten bedenkt en plant, kan het zomaar zijn dat je je alleen daar op richt. Dat lijkt logisch, dat lijkt je doel. Maar het is een valkuil, want voor je het weet verlies je uit het oog waaróm je die activiteiten ook weer organiseert.

Een paar voorbeelden:

  • Een activiteit kan superleuk zijn, maar niet meer dan dat. Zo kan een trainer of docent allerlei geinige “reageer met je Smartphone”-gadgets gebruiken, vinden studenten leuk. Maar als het niet bijdraagt aan het leerproces zou hij ze ook vijf minuten eerder weg kunnen laten gaan: dat vinden ze ook leuk.
  • Zelfde soort bijeenkomst, ander doel. Dit weekeinde was ik op een bedrijfsfeest. Gezellige locatie, prima catering, en echt leuke muziek. Maar doordat de muziek nogal hard was, kon je geen normaal gesprek met elkaar voeren. En dat was jammer, omdat het doel ook was elkaar een beetje beter te leren kennen. Dus het feestje was geslaagd, maar in sociaal opzicht werd het doel niet goed bereikt.
  • Beginnende facilitators denken soms dat alles aan een sessie grappig en verrassend moet zijn, maar nee. Verrassen en een gezellige sfeer met wat humor zijn slechts een middel. Uiteindelijk wil je de deelnemers meenemen in een proces. Dat lukt alleen als je functioneel omgaat met grappen, originele invalshoeken en verrassingen. Als je het “zomaar” doet raak je ergens halverwege de sessie je deelnemers onherroepelijk kwijt. (Meer over het verrassingeffect in het stukje van vorige week.)
  • Vorige week liep ik op Legoworld (ja, ik maak wat mee!), een Lego-evenement in de Jaarbeurs. Daar was een Batman-hoek. Door een een reusachtige opblaasbare Batman-kop liep je naar een Batcave-achtige tunnel, die spookachtig verlicht was. En aan het eind van de tunnel…. lagen Legosteentjes in geel en zwart waarmee je kon bouwen. Pfffffff, daar zakte de opgebouwde verwachting in! Het middel van de poort en de tunnel was prima, maar de organisatie was blijkbaar vergeten wat het effect zou zijn: grote verwachtingen ten aanzien van wat er ná kwam. Tja, dat was leuk, maar láng niet zo spectaculair als de entree. Dat krijg je als je niet helder hebt waarom je precies doet wat je doet.

Dus: eerst je einddoel bepalen, dan je activiteiten uitzoeken of ontwerpen.

Check: kloppen je activiteiten met je doel?

In vier stappen zorg je dat jouw programma, of het nu kort of lang is, overeenkomt met het einddoel ervan.

  1. Bepaal je (eind-)doel: wat wil je bereiken met je programma? Eventueel kun je ook subdoelen kiezen, maar kies er niet teveel! Voor het helder krijgen van je doel vind je hier tips: That’s the question en Bezint eer ge begint (te organiseren)
  2. Doel helder? Kies of ontwerp de activiteiten van je programma.
  3. Eerste check:
    • Wat is het resultaat van elke activiteit?
    • Draagt elke losse activiteit bij aan het behalen van je einddoel?
    • Ja? Ga dan door naar stap 4. Nee? Pas je programma aan.
  4. Tweede check:
    • Bereik je met alle activiteiten samen het einddoel dat je wilt bereiken?
    • Nee? Pas dan je programma aan (terug naar stap 2). Ja? Top! Succes met de uitvoering!

Succes!