Bezint eer ge begint (te organiseren)

Doel, dartbord met drie pijlen in bullseye. Copyright Yuda AzolayVoor een professionele superbijeenkomst geloof ik in voorbereiding en planning. Ik begin met helder krijgen “wie” en “waarom”. Daarvoor houd ik een gesprek, waarin ik veel luister, weinig zeg en open vragen stel. Voor ik begin te denken over wat ik ga doen, wil ik weten:

  • Wat is het doel?
  • Wie is de opdrachtgever?
  • Wie is de probleemeigenaar?

Het doel

Zonder doel geen sessie. Het is erg belangrijk het doel helder te hebben voor je aan het maken van het programma begint.

Elk doel vraagt een andere aanpak. Er zijn twee soorten doelen, doelen die te maken hebben met de mensen, en doelen die te maken hebben met de dingen, de zaken zo je wilt:

De mensen

De dingen

Sociaal

Persoonlijk

Groep

Teambuilding

Persoonlijke ontwikkeling

Ideeën

Besluiten

Afspraken

Actiepunten

Kennisoverdracht

Je kunt je voorstellen dat het nogal wat uitmaakt wat voor soort doel je voor ogen hebt! Het lastige is, dat je vaak een dubbel doel hebt. En dat in elk geval de rechterkolom niet zonder de linker kan. Bovendien, ook dat nog, beïnvloeden ze elkaar. Dat vraagt om keihard knopen doorhakken, want zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Wat is het allerbelangrijkste? De rest zijn subdoelen.

Vaak merk je tijdens een bijeenkomst dat je “iets moet” met het sociale stuk. Iemand heeft er geen zin in, er zitten onuitgesproken conflicten in de weg, of het is gezelliger dan handig. Je hoofddoel bepaalt je aanpak:

  • Is het belangrijkste doel een hard resultaat, dan maak je de situatie werkbaar en ga je over tot de orde van de dag.
  • Heb je een meer sociaal/persoonlijk doel, dan is zo’n “storing” een uitgelezen kans om je doel te bereiken. Je maakt de situatie natuurlijk ook werkbaar, maar je kunt dieper ingaan op wat dwarszit.

Zo geldt eigenlijk voor alles: moet je keuzes maken, kies dan dat wat voor je hoofddoel het beste is.

De opdrachtgever

Wie betaalt, bepaalt hè? Dit is degene die je heeft gevraagd de bijeenkomst te doen, om wat voor reden dan ook. Niet helder wie wil dat je dit doet? Niet doen! Tenzij je het voor jezelf doet natuurlijk. Check ook even wat die opdrachtgever met de resultaten gaat doen na je bijeenkomst, om te voorkomen dat je werkt voor een rapport in een bureaula.

De probleemeigenaar

Dit is degene die belang heeft bij het oplossen van het vraagstuk. Dat kan dezelfde zijn als de opdrachtgever, maar dat hoeft niet. Soms zijn er meerdere probleemeigenaars, bijvoorbeeld ouders en hun kinderen, met verschillende belangen. (Of bijvoorbeeld ouders, kinderen, schoolbestuur en de mensen van schoonmaak en onderhoud, bij schoolmeubilair!) Dat kan.

Als de probleemeigenaar “de samenleving” is dan moet je je best doen om het concreter te maken, anders kun je waarschijnlijk niets met je oplossingen. Geen probleemeigenaar = geen sessie. Je kunt ook zelf probleemeigenaar zijn natuurlijk, maar da’s niet altijd handig, omdat je dan een dubbele pet hebt. (Zie ook “wanneer heb je een facilitator nodig“.)

OK, heb je dit allemaal helder, dan heb je al een belangrijk deel van je werk verricht! Misschien heb je al ideeën over je aanpak, misschien niet. Daarover volgende week meer!Doel, dartbord met drie pijlen in bullseye. Copyright Yuda Azolay

Eén reactie

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.