10 Signalen dat deelnemers mee-faciliteren

Bij een brainstormsessie zijn er meestal drie rollen te verdelen:

  1. meedenker (deelnemer, brainstorm groep)
  2. probleemeigenaar/opdrachtgever (soms zijn dit twee verschillende mensen)
  3. facilitator (gespreksleider)

Bij een gemotiveerde groep meedenkers wordt de facilitator vaak flink geholpen: de deelnemers beperken zich niet tot alleen brainstormen, ze faciliteren mee. Dat is een teken dat ze betrokken zijn! Hoe herken je mee-faciliterende deelnemers? Zo: ze doen dingen die de facilitator (voor ze) doet. Tien signalen:

1. Helpen met de spullen

Een extra paar handen: mensen die helpen stoelen klaar te zetten, materialen te verdelen, spullen te verschuiven.

2. Meta-taal: wij…

Deelnemers die in wij-vorm praten, hebben het over het proces: ze denken na over het functioneren van de groep of over het verloop van de brainstormsessie. Dat betekent, dat ze afstand nemen van hun eigen rol, maar naar de groep als geheel kijken, een niveautje abstracter dus. Dat heet meta-communicatie: communicatie over de communicatie.

3. Coachen van andere deelnemers

Deelnemers helpen elkaar mee te doen aan de brainstorm. dat doen ze bijvoorbeeld door elkaar aan te moedigen, door elkaar te wijzen op de regels of door ze om hun mening te vragen.

4. Opmerkingen over de aanpak

Deelnemers hebben soms suggesties voor de aanpak van de brainstorm. Als facilitator kun je daardoor het gevoel krijgen dat ze jouw aanpak wantrouwen, maar dat is niet per se zo: de deelnemers zijn zo betrokken dat ze met je meedenken over de beste aanpak. Daar kun je je voordeel mee doen:

  1. als je de ideeën kunt gebruiken, gebruik ze: het proces wordt er beter van èn de meedenker is blij dat zijn/haar inbreng wordt gewaardeerd
  2. misschien zijn de oplossingen niet bruikbaar, maar laten ze wel zien waar de sessie beter kan: ook dat is waardevolle informatie
  3. ben je tevreden over de sessie en “kun je niets’ met de suggesties, zie het dan als een uitnodiging om je aanpak (beter) toe te lichten: als deelnemers merken dat je een weldoordachte keuze hebt gemaakt kunnen ze daar vaak prima in mee gaan, ook als ze zelf andere ideeën hebben over de aanpak

5. De tijd in de gaten houden

Iemand die vaak op de klok kijkt kàn natuurlijk gewoon heel graag naar huis willen. Maar daarnaast helpt zo iemand de tijd in de gaten te houden, en jou eraan te herinneren de tijd te bewaken. Als iemand bang is dat je de planning niet haalt, laat dan zien dat je niet “maar wat doet” door bijvoorbeeld uit te leggen hoe lang het volgende onderdeel gaat duren, en hoeveel tijd je globaal in gedachten hebt voor bijvoorbeeld divergeren, convergeren of presenteren.

6. De leiding nemen

OK, een deelnemer die jouw rol helemaal overneemt is niet waar je op zit te wachten, maar een deelnemer die de andere deelnemers vóórgaat, laat zien wat de bedoeling is, initiatief neemt: alweer hulp voor jou!

7. Geconcentreerd luisteren

Vlak de bijdrage van de Stille Willies niet uit: als een deelnemer weinig zegt, maar geconcentreerd luistert, bravo. Ga er maar vanuit dat die deelnemer goed zicht heeft op wat er gebeurt, dat zij/hij scherp observeert en zich slimme vragen stelt. Dus vráág daar naar, zonder hem/haar voor het blok te zetten: “Het valt me op dat je geconcentreerd luistert, wat valt jou op?”

8. Met iets meer afstand kijken

Naast het bedenken van ideeën, het sorteren, het ordenen enzovoorts, kun je ook op een iets andere manier naar de resultaten van de brainstorm kijken: van een afstandje. Dat doe jij, als gespreksleider. Maar sommige deelnemers doen dat ook. Zij zien verbanden, vatten een brij aan informatie samen in een pakkende zin, zien dat twee verschillende ideeën erg op elkaar lijken. Daarmee helpen ze het proces: ze zien dingen die de andere deelnemers niet zien.

9. Informatie zichtbaar maken voor iedereen

Jij, als facilitator, zorgt er steeds voor dat deelnemers het proces kunnen volgen. Dat doe je onder andere door informatie voor iedereen zichtbaar te presenteren: door te schrijven op een flip-over, door het op te hangen, het op tafel te leggen… Sommige mensen doen dat van nature: als je even niet oplet staan ze met een stift in de hand voor een bord, of schuiven ze met de ideeën. Fijn: als de deelnemers dat zelf doen, is het hún project.

10. Zichzelf corrigeren

Sommige deelnemers faciliteren zichzelf: je hoort ze opmerkingen maken over hun eigen inbreng. Bijvoorbeeld: “O, ik ben nu te lang aan het woord!” of “We mochten drie steekwoorden  gebruiken, hè?”. Daarmee corrigeren ze zichzelf, herinneren ze zichzelf aan de “regels”. Voordeel daarvan is, dat ze ook de andere deelnemers laten zien hoe het hoort, vooral belangrijk als ze eerst het verkeerde voorbeeld hebben gegeven…

Faciliterende deelnemers faciliteren

Als deelnemers op deze manier hun betrokkenheid  om zetten in actie is dat natuurlijk super. Dat kun je faciliteren:

  • Communiceer helder over de planning, verwachtingen en spelregels
  • Sta open voor opmerkingen en hulp van deelnemers
  • Trek het werk niet naar je toe, maar nodig bijvoorbeeld de deelnemers uit om te helpen met materialen verdelen, schrijven op de flip-over of tijdbewaking
  • Zorg voor een setting waarbij deelnemers overal ook bij kunnen, dus zet ze bijvoorbeeld niet achter een tafel als je wilt dat ze op kunnen staan om iets op een bord te schrijven
  • Geef het goede voorbeeld: reflecteer op het proces, laat je overwegingen zien

Pas op: instinker! Jongleren met rollen

Tot slot: pas op met het door elkaar gooien van verschillende rollen, bij jezelf of bij deelnemers. Mee-faciliteren prima, maar zorg dat deelnemers vooral kunnen blijven meedenken. Help een probleemeigenaar onderscheid te maken tussen de rol probleemeigenaar en de rol van meedenker, als zij/hij beiden wil. Benoem dat: “Vanuit je rol als probleemeigenaar…” of “Nu zet Marijn een andere pet op…”. Je zou dat zelfs letterlijk kunnen doen: laat Marijn echt een pet op- of afzetten, of een bordje omdraaien, als zij/hij van rol wisselt. Grijp in als je het idee hebt dat in de ene rol wordt gesproken vanuit de andere rol.

Brainstormen zonder facilitator?

Als een groep zoveel kan overnemen van de facilitator, is die hele facilitator dan nog wel nodig? Ik heb helaas geen onderzoek kunnen vinden naar de invloed van mee-faciliterende deelnemers. Maar uit verschillende onderzoeken blijkt dat een groep met een goed opgeleide facilitator (dus niet “de vrijwilliger van dienst” maar iemand die ervoor geleerd heeft) meer en betere ideeën genereert. Dus voorlopig zou ik zeggen: bevorder de betrokkenheid en inbreng van de deelnemers, èn zorg voor een goede facilitator.