Als ik een bijeenkomst faciliteer, bereid ik me inhoudelijk en praktisch nogal grondig voor. Maar daarnaast is mijn persoonlijke voorbereiding essentieel om te kunnen doen wat ik moet doen: enorm goed opletten, snel denken en improviseren. Hoe bereid je jezelf voor op het leiden van een bijeenkomst?
Het allerbelangrijkste: begin op tijd. Zorg dat je de inhoud en de praktische zaken ruim van tevoren op orde hebt.
En dan je persoonlijke voorbereiding, chronologisch:
- Regel dat je volledig beschikbaar bent voor de bijeenkomst, vanaf ongeveer een uur van tevoren tot een half uur erna.
- Zorg dat je lang genoeg wordt vervangen, en indien van toepassing: lang genoeg kinderopvang e.d. hebt.
- Zorg dat je in die tijd zonder haasten op de locatie kunt komen en weer terug met de vervoermiddelen die je beschikbaar hebt.
- Zorg dat je geen andere taken hebt op het moment van de bijeenkomst, dus ook geen telefoontje tussendoor. Juist het schakelen tussen taken leidt erg af. “Dat doe ik wel even in de pauze” klinkt logisch en is verleidelijk, maar de pauzes zijn ook de momenten om even te overleggen over de voortgang, je plan aan te passen, en -dit klinkt misschien gek- even bij te komen.
- Heb je uitrusting op orde. Als je dit van tevoren bedenkt voorkom je dat je misgrijpt en hoef je er de dag van de bijeenkomst niet over na te denken, allebei wel zo relaxed.
- Wat doe je aan? Denk ook aan en “plan B” voor ander weer of overenthousiaste airco.
- Wat heb je voor jezelf nodig die dag? Deo, pepermuntjes (de hele dag praten met koffie, blèh), zakdoek, damesspullen, paraplu, vervoer voor je spullen (tas, karretje?)… Ik ben zelf bijvoorbeeld nogal hongerig van aard, en word bovendien sjagrijnig als ik trek heb. Da’s zielig voor de deelnemers, dus neem ik een koek of wat fruit mee.
- Zorg dat je lekker in je vel zit. Kijk vooruit: na de bijeenkomst ben je leeg, dus moet je niet nog enorm veel belangrijke dingen moeten doen. Zorg vooraf dat je genoeg slaapt en eet, ga naar de wc, houd je zelf koel of warm (net wat bij jou weleens misgaat) en bereid je mentaal voor. Of je nu “je hoofd leegmaakt” of een blokje fietst of in alle rust je spullen klaar legt: zorg voor een rustig moment vooraf.
Gaat het niet zonder deze voorbereiding? Ben ik nooit te laat? Hé, de werkelijkheid is altijd anders dan je vooraf bedenkt. Maar goed voorbereiden scheelt een hele hoop stress, en voorkomt dat je dingen vergeet of op het laatste moment druk bent met iets lulligs (er zit nog modder aan je schoenen of zo). Je maakt ruimte in je agenda, en dat zorgt dat je meer kunt incasseren. Een beetje vertraging is dan geen probleem, hooguit moet je de deelnemers vragen even te helpen met het verschuiven van de stoelen. Noem dat een opwarmoefening en niemand merkt het 😉