Deze week het vierde, één na laatste, deel van deze miniserie over ideeën genereren met een groep:

Verslaglegging

Als je ideeën verzint zul je ze meestal achteraf willen bekijken en verwerken. Dus moet je ze vastleggen. Daarnaast wil je misschien iets vastleggen over de sfeer van de dag of het programma. Als je niet van tevoren nadenkt over het vastleggen van ideeën, kan het zomaar gebeuren dat je achteraf loopt te piekeren: wat zei Johan zou ook weer? Of: ik heb hier een vel met kreten, waar sláát dit op? Dus even nadenken: wat wil je allemaal vastleggen? Een grafiekje zonder enige wetenschappelijke onderbouwing, om aan te geven hoe het volgens mij werkt:

Hoe meer je vastlegt, hoe minder het wordt gelezen! Bedenk dus wat je vastlegt, en waarom.

Wat voor verslag heb je nodig?

Bijvoorbeeld:

• Een sfeerimpressie voor het team: dat kan heel makkelijk in de vorm van een paar quotes en foto’s, of een kort filmpje.
• De conclusies, samengevat, voor de mensen die moeten beslissen: een paar bladzijden tekst met afbeeldingen, of een poster of presentatie.
• Een verslag van wat je hebt gedaan, welke werkvormen e.d., voor gebruik door de facilitator van een volgende sessie: dat kan makkelijk door het programma dat je vooraf hebt vastgelegd aan te vullen met commentaar en tijden, een beetje zoals je bij een jaarrekening laat zien wat de begroting was en wat daar in het echt van terecht is gekomen.
• Een beschrijving van de denksprongen en van alle ideeën: dit verslag bewaar je niet voor eeuwig, maar het is handig om als je met de ideeën aan de slag gaat nog even de flappen en post-its te bewaren voor het geval er onduidelijkheid ontstaat of mensen een eerder idee willen terughalen. Ik doe dit zelf door op mijn papieren programma de stappen te nummeren, en dan de vellen e.d. hetzelfde nummer te geven, dan weet je wat bij wat hoort. Tip: neem enveloppen mee voor kleine briefjes, en neem een nietmachine mee om stapels aan elkaar te kunnen nieten. Wat ook prima kan: alles fotograferen, en de papieren zelf weggooien.

Hoe leg je ideeën vast?

Welke mogelijkheden heb je om zaken vast te leggen? Bijvoorbeeld:

• Een notulist, die niet meedoet maar alles opschrijft. Dat is arbeidsintensief, maar fijn als alle aandacht nodig is voor het proces, bijvoorbeeld bij het bespreken van een precair onderwerp.
• De facilitator schrijft of tekent op de flipover. Het voordeel is dat daardoor alles wat opgeschreven wordt zichtbaar is voor alle deelnemers. Het nadeel is dat de facilitator zeer acrief bezig is (faciliteren en schrijven tegelijk!) en de deelnemers achterover gaan leunen en af en toe iets roepen.
• Deelnemers schrijven en tekenen zelf. Voordeel: deelnemers zijn actief, niemand hoeft te wachten tot de facilitator uitgeschreven is, deelnemers formuleren hun ideeën zelf, precies zoals ze willen. Nadeel: sommige deelnemers verliezen zich in details, deelnemers zien elkaars ideeën pas achteraf, niet iedereen heeft een goed handschrift of tekent graag. De nadelen zijn deels te ondervangen door deelnemers met een dikke stift te laten schrijven, dan kunnen ze onmogelijk lange teksten produceren.
• Alles filmen. Fijn omdat je je bijna niet met de verslaglegging hoeft bezig te houden, maar enorm veel werk achteraf om het te transcriberen of te bewerken tot iets dat je kunt presenteren. En niet iedereen wordt graag gefilmd.

Er is geen ideale manier, de ideale manier hangt af van het proces en van wat je later wilt met je verslag. Maar er vooraf over nadenken scheelt! Heb je een opdrachtgever, overleg dan ook wat hij of zij verwacht, en stel die verwachtingen eventueel in jouw richting bij 😉

Volgende week het slot van deze serie over ideeën verzinnen met een groep: over tijd en plaats.