Voor de mensen die zich afvragen waarom facilitators zoals ik zo dol zijn op post-its en dikke stiften vandaag wat uitleg. De samenvatting: vanwege het overzicht.
Hoezo die dikke stift?
Eerst de dikke stift. (Ook wel genoemd Edding of marker, niet te verwarren met van die fluo-geel of -rose stiften die ook zo heten.) Zelf schrijf ik met een dikke stift op flipover of whiteboard vanwege de leesbaarheid, zou ik met een balpen schrijven dan kon niemand het lezen. Deelnemers aan een sessie moeten van mij ook vaak met zo’n dikke stift schrijven, omdat daardoor hun bijdrage beter leesbaar of zichtbaar is als hij eenmaal op een bord of muur hangt.
Maar er is nóg een reden dat ik mensen graag laat schrijven met zo’n dikke stift: je kunt met een dikke stift nou eenmaal niet zoveel tekst of details op een papier zetten als met dunner schrijfgerei. Ik dwing dus de deelnemers door de keuze van het materiaal zich te beperken tot de kern. (Wil je juist wel details, geef mensen een vulpotlood en een A3-tje.) Dat is niet altijd makkelijk voor ze, maar als ze die stap zelf al zetten tijdens het schrijven of tekenen scheelt dat tijd voor interpretatie en samenvatten achteraf.
Kun je dan niet gewoon tegen ze zeggen dat ze maar één korte zin mogen gebruiken? Het kan wel, maar mensen vergeten snel, en bovendien: wat is een korte zin? Gewoon weinig ruimte om te schrijven of tekenen lost dit op natuurlijke wijze op. (Tenzij je goochemerds hebt die meerdere post-its aan elkaar plakken natuurlijk, of hun eigen pen erbij pakken, maar die kan ik altijd nog wijzen op de leesbaarheid.)
Dus vandaar die dikke stift.
Hoezo post-its, geeltjes, plakbriefjes?
En dan die post-its. Post-its hebben drie voordelen:
- het zijn losse briefjes
- ze plakken
- je kunt ze loshalen en ergens anders opplakken
Losse briefjes zijn handig, want…
Losse briefjes zorgen dat elk idee, woord, tekeningetje op een apart briefje kan komen. Dat is handig, want daardoor kun je de briefjes ordenen: op volgorde leggen, groeperen, sorteren…
En dát is dan weer handig omdat je zo de processen in je hoofd of in een overleg zichtbaar kunt maken: “Kijk, dit zijn de ideeën die we nu hebben gekozen, en dat zijn de ideeën waar we vanmiddag op verder gaan” of “Ik zie eigenlijk drie groepen in deze wirwar aan kreten, klopt dat? Wat zou een goede omschrijving zijn voor die groepen?”
Dat zorgt dat iedereen het proces kan volgen, en dat je het denkwerk inzichtelijk en overzichtelijk maakt. Informatie die op papier staat hoef je niet meer te onthouden, dus je breidt de capaciteit van je hersenen uit met een stuk muur, waardoor je ruimte creëert om over wat er op die muur staat na te denken en te overleggen.
Plakken is handig, want…
Het voordeel van plakkende losse briefjes is dat je ze op een wand kunt plakken. Dat zorgt dat je er makkelijk met een groep(je) naar kunt kijken, makkelijker dan wanneer ze op een tafel liggen. Nou hoeven ze niet per se te plakken om vast te zitten, prikken op een prikbord of vastzetten met magneetjes of tape kan ook. Zelfs lijmen kan, maar dan wel met lijm die weer los kan. (Dat bestaat, ook van de firma 3M.)
Ze moeten trouwens wel góed plakken, zodat ze blijven hangen waar je ze opplakt. Ik had eens een stapel merkloze geeltjes die al een poosje in de kast lag, nou, dan is het net herfst, overal vallende blaadjes. Dat helpt dan weer niet zo bij het overzicht houden. Plakken op een whiteboard heeft een vergelijkbaar effect.
Kunnen verplaatsen is handig, want…
Het voordeel van briefjes die makkelijk los te halen zijn en makkelijk ergens anders kunnen worden bevestigd, is dat je in een (brainstorm)proces vaak een aantal stappen hebt, waarbij je de briefjes op verschillende manieren wilt ordenen. Bijvoorbeeld:
- ideeën genereren: iedereen schrijft ideeén op, één idee per post-it, en
- … maakt een stapeltje van de ideeën die hij bedenkt
- ideeën verzamelen: de ideeën worden allemaal opgelezen en op een wand geplakt
- clusteren: de ideeën worden gegroepeerd, wat hoort bij elkaar?
- kansrijke ideeën kiezen, de kansrijke ideeën worden op een nieuwe plek gehangen
- clusteren van de kansrijke ideeën op haalbaarheid en innovativiteit (zie ook dit stukje)
- elk idee wordt los op een flipovervel geplakt en verder uitgewerkt
Zomaar een voorbeeld, waarbij de post-its al zeven keer verplaatst worden!
Digitale post-its
Natuurlijk zijn er programma’s met “digitale” post-its op smartboards en zo. Maar voorlopig schrijven die nog redelijk beroerd, en werken ze lang niet zo intuïtief als echte briefjes, die je vast kunt pakken. (Wat dat betreft ben ik benieuwd naar Roomz, uit Vlissingen, en vergelijkbare innovaties. Maar dat is toekomstmuziek.) Je lijf inzetten bij het denkwerk is prima, door de kamer lopen, briefjes hoger of lager hangen: als het al niet iets doet met je psyche is het in elk geval goed voor je gezondheid èn de bloeddoorstroming in je hersenen. Dus voorlopig blijf ik plakken!
Dáárom zijn facilitators zo dol op post-its. Sorry, sorry, sorry voor de mensen die al pukkeltjes krijgen als ik ze tevoorschijn haal, ik heb ècht nog geen beter alternatief!
Plak ze 😉