Op de klok

Wijzerplaat van een oude klok, copyright Trevor BradyMijn tandarts is punctueler dan de NS. Kom ik bij mijn tandarts binnen op de tijd dat ik een afspraak heb, dan sta ik mijn jas uit te trekken als ik naar binnen wordt geroepen. Hoe doet ze dat? Mijn tandarts neemt genoeg tijd om mijn vragen te beantwoorden, komt niet gehaast over en toch ben ik gewoon op tijd weer klaar. Super, en heel anders dan bij sommige andere zorgverleners.

Ook bij professionele bijeenkomsten en vergaderingen is uitlopen een valkuil: of de hele bijeenkomst duurt te lang, of onderwerpen worden niet behandeld, of doorgeschoven naar een ander moment. Soms kan het echt niet anders, urgent is urgent, maar vaak is het te voorkomen. Zo doe je dat:

1. Begin op de begintijd.

Mensen die te laat komen vinden het niet erg als je al begonnen bent, en de mensen die er al wel zijn zijn niet voor niets op tijd gekomen. Informeel bijpraten, ook een reden om laat te beginnen, is belangrijk, maar als je andere doelen hebt kun je dat beter aan het eind plannen. Om het makkelijker te maken op de begintijd te beginnen, kun je ook een “inlooptijd” aangeven, een kwartier tot half uur van tevoren, waarop mensen bijvoorbeeld vast koffie en thee kunnen krijgen.

2. Maak een realistische planning.

Schat van tevoren in hoe lang elk onderwerp mag gaan duren, en houd je daaraan. (In principe, want als de hele groep iets anders wil mag het natuurlijk hè!) Hoe zorg je dat de planning realistisch is?

  1. Alles duurt altijd langer dan je denkt, ga daar maar vanuit.
  2. Kijk eens terug, hoe lang duurde het de vorige keer dat je zoiets deed?
  3. Vergeet niet dat er ook tijd verloren gaat tussen onderwerpen, en dat korte pauzes altijd langer duren. Plan dus een kwartier in en zeg dat er vijf minuten pauze is. Mik op een eindtijd eerder dan de absolute eindtijd, zodat je niet meteen in de knoei komt bij een onderwerp dat iets langer duurt. Ben je bang dat je te veel tijd overhoudt? Is dat erg? Zoja: houd dan wat discussieonderwerpen achter de hand voor aan het eind.
  4. Reken het uit. Bijvoorbeeld: als iedereen een vraag moet beantwoorden, dan duurt het beantwoorden van die vraag: het aantal personen x het aantal minuten van een individueel antwoord. Plus de “wisseltijd” tussen twee personen x  het aantal personen (min één). Dat schiet al snel op, zelfs als je voorkomt dat mensen uitweiden. Dus goed rekenen!

3. Bewaak het proces.

Nou is dat een vak apart (technisch voorzitter / procesbewaker / facilitator / discussieleider), maar ook als het niet je hoofdvak is kun je al veel resultaat bereiken door goed te luisteren en in te grijpen als mensen:

  1. over andere onderwerpen gaan praten
  2. hun punt hebben gemaakt maar het daarna, voor de zekerheid, nog extra gaan toelichten in de ene na de andere uitweiding
  3. anderen herhalen in eigen woorden (zie “het hondenpaaleffect“)

(Daarnaast let je op of mensen niet persoonlijk worden in hun kritiek. Plannen afkraken mag soms, mensen afkraken nooit. Maar goed, dat heeft dan weer niet zoveel te maken met tijdbewaking.)

4. Bewaak samen de tijd.

Ook de deelnemers aan een bijeenkomst of vergadering willen dat die op tijd klaar is, dus maak hen medeverantwoordelijk. Leg uit wat je gaat doen, hoe laat je klaar wilt zijn en eventueel hoeveel tijd je hebt “begroot” voor de onderdelen. Vragen of ze het daarmee eens zijn is prima. Ze zijn het normaal gesproken met je eens, het hoeft dus niet. (Aanvullingen laten doen zou ik je niet aanraden, dat kun je beter vooraf via de mail doen.) Als je bezig bent, kun je refereren aan de planning: “We hebben afgesproken dat we dit onderwerp X beknopt zullen behandelen, zodat we meer tijd hebben voor onderwerp Y”. Of “We dreigen hier uit te lopen ten opzichte van de planning. Ik stel voor hier vijf minuten extra voor te pakken, en dan door te gaan, zodat we op tijd kunnen eindigen.” Als je het zo doet, voelen de deelnemers zich mede-verantwoordelijk, en gaan ze zich daarnaar gedragen.

5. Zorg voor een klok

Heel praktisch: zorg dat iedereen de tijd kan zien, op een klok. Handiger dan dat iedereen op zijn telefoon kijkt (want daar is nog véél meer te zien!) en ook handiger dan een horloge om jouw pols, want als de rest de klok ook kan zien kunnen ze je meehelpen.

Laat het me horen als je hiermee nieuwe snelheidsrecords bereikt!

Eén reactie

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.