Dit wordt een beetje een onwaarschijnlijk stukje. Het gaat over formulieren. Ja, je leest het goed: ik ga het hebben over stukken papier met daarop iets geprint waar mensen gegevens op kunnen invullen.

Nee, dit is geen carrièreswitch. Ik ga niet bij de Belastingdienst werken. Hun motto, “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker”, staat me niet aan. Wat mij betreft kunnen formulieren uitstekend worden gebruikt om zaken in één keer makkelijker èn leuker te maken. Ook in mijn tak van sport.

Waarom is een formulier leuk en handig?

OK, waarom zou je formulieren willen gebruiken bij, zeg, een brainstormsessie? Een slim formulier helpt de invuller op weg. Als je bijvoorbeeld een bloemassociatie wilt maken, dan kun  je dat gaan uitleggen: “Ik wil jullie vragen een bloemassociatie te maken. Je zet één woord in het midden, en daaromheen komen woorden die je associeert met dat woord. Je gaat door tot je acht associaties hebt.” Of je geeft ze dit:

Dat verheldert de boel enorm.

En natuurlijk kun je dit op een whiteboard tekenen, of op de beamer zetten, maar de ervaring voor de deelnemers is anders. Soms wil ik “strak en gelikt“, als een groep daar in mijn ogen behoefte aan heeft: dan is zo’n printje lekker duidelijk. En soms kies ik voor “houtje touwtje”, omdat dat óók belangrijk kan zijn voor een groep. (En omdat dat in dit geval anders dan een formulier ruimte geeft voor een oneindig aantal associaties!)

Een goed formulier zorgt dat een ingewikkeld proces ineens handig en snel is, of in elk geval zo ervaren wordt. (Wat dat betreft wordt de Belastingdienst trouwens wèl steeds beter vind ik.)

Wat ook tof is aan een formulier, is dat de invuller er zelfstandig mee kan werken, zonder tussentijdse uitleg. Dat is fijn bij grote groepen, maar ook prettig om ieder in zijn of haar eigen tempo te laten werken.

En tot slot: ik ben van de voorbereiding. Hoe meer ik tijdens een workshop niet hoef te doen hoe beter: dan kan ik mijn energie steken in het begeleiden van de workshop. Dus als een paar slim ingedeelde A4-tjes of kaartjes daarmee helpen: top!

Wanneer niet?

OK, en wanneer géén formulier? Nou, soms is de uitleg sneller (neem een vel en zet er je naam op). Of soms is de uitleg van het formulier heel moeilijk (zie de Belastingdienst), dan is er meestal een andere vorm die beter werkt.  Of het formulier gaat ècht op een belastingaangifte lijken, veel werk, saai, moeilijk: ik wil het juist wèl leuker maken, dus dan werkt het niet. Ach, sowieso is het niet altijd en niet voor alles de beste oplossing… (Ik zit het al voor me: een volledige workshop in één formulier. “Heeft u minder dan zes ideeën, ga dan naar stap 6b…” Het lijkt me een mooie uitdaging!)

Hoe maak je een fijn formulier?

Je begint met de tekst. Die moet volledig zijn: het formuliertje moet zonder extra uitleg te gebruiken zijn. Heb je je tekst af, dan ga je die zoveel mogelijk schrappen: de tekst moet ook zo kort mogelijk zijn! En zo duidelijk mogelijk, dus vermijd jargon, dubbele ontkenningen e.d..

Dan de vorm. Veel lege ruimte oogt prettig, dus zorg daarvoor.

Een handig hulpmiddel voor de indeling zijn tabellen. Die kun je gebruiken om blokjes tekst ten opzichte van elkaar te ordenen. Als je een tabel inzet: kijk even welke lijnen tussen de cellen je laat staan en welke je weglaat. Een tabel oogt rustiger zonder zwarte lijntjes om elk blokje, maar die zwarte lijntjes zijn ook hulpmiddelen om dingen die bij elkaar horen te verbinden, dus het is even puzzelen. Een voorbeeld:

Dit is een deel van een evaluatieformulier. Je ziet: vrij veel wit, en weinig zwarte lijntjes. De horizontale zwarte lijntjes zijn nodig: die helpen om te zorgen dat de antwoorden kloppen bij de vragen. En zo ziet de tabel eruit, waar dit mee gemaakt is: de blauwe lijntjes vallen weg bij het printen, zoals hierboven.

 

 

 

 

 

 

Dingen als lettertypes en kleurgebruik geven je drukwerk een sfeer mee. Het maakt ècht nogal uit of je een jolig lettertype kiest, of een kalligrafie-handschrift, of een minimalistische, schreefloze letter. Experimenteer daarmee. Zorg in elk geval dat je je beperkt tot één, maximaal twee lettertypen voor alles rondom je workshop, een soort “huisstijl” voor dat project.

Tegenwoordig zet ik steeds vaker mijn naam, logo en een creative-commons-licentie onder mijn “printables”. Het is natuurlijk supertof als je werk wordt hergebruikt door anderen, maar aangezien ik er mijn geld mee verdien is het óók fijn als dan wel duidelijk is van wie het komt…

Voor een voorbeeld van een recent formulier met twee lettertypes en een mooi copyrightblokje onderaan kijk hier: Verlanglijst SMART en FUZZY*. Dit verlanglijstje gebruikte ik bij een korte workshop voor het KennisKnoopPunt. De deelnemers, allen ondernemer, konden er op aangeven waar ze wel hulp bij zouden kunnen gebruiken. Daarna kregen ze allemaal een envelop, waar de anderen kaartjes met hun aanbod in konden stoppen. (Die kaartjes, daar moesten ze hun naam opzetten. En omdat dat ècht belangrijk was had ik er dus maar even “aanbod van…”op geprint. Een miniformuliertje dus.) Wil je ‘m in Word of in printbare resolutie mail me even.

Misschien had ik dit hele verhaal ook maar in een tabel, flowchart of infographic moeten verwerken, het is een heel verhaal… Veel inspiratie!

*FUZZY, als tegenhanger van SMART, is een mooie vondst van Markensteijn.