Heb je weleens met een groep een stuk proberen te schrijven? Misschien een verslag tijdens je studie, of een rapport voor je werk, of een subsidieaanvraag voor een vereniging? Hoe was dat? Hoe gaat dat?

Een gokje, vanuit mijn eigen ervaring:

• Het is lastig om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
• De verschillen in schrijfstijl zijn groot, waardoor de “eindredacteur” òf lang bezig is er één verhaal van te maken òf het bijltje erbij neergooit, er een nietje doorheen jaagt en de boel oplevert.
• Ècht samen schrijven, dus met zijn allen aan één stuk werken, gaat gewoon niet.
• Over sommige stukken moet vooraf overlegd worden, over andere delen is feedback achteraf voldoende.
• Deadlines halen blijkt een hele uitdaging, zeker omdat het moeilijk is op een rijtje te krijgen wat geschreven moet worden en overzicht te houden over wat al af is en wat niet.

Waar of niet?

Afgelopen maand kreeg ik de vraag te helpen zo’n proces wat makkelijker en effectiever te maken. Met zijn tweeën hebben we erop lopen puzzelen. Ik deel de algemene tips hier. Welk groepsschrijfwerk je ook gaat aanpakken, het wordt er makkelijker mee!

1. Het schrijfproces

Begin met in kaart brengen wat er moet gebeuren en wie dat moet doen. Daar heb je nog geen inhoudelijke details voor nodig. Wees daar streng in: als inhoudelijke discussies en nadenken over het proces door elkaar gaan lopen kom je niet verder. Dus: eerst afspraken maken over het HOE, dan aan de slag met het WAT.

Zorg dat je afspraken maakt WIE verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel. Verantwoordelijk wil zeggen dat iemand zorgt dat het gebeurt: dat betekent dus niet per se dat diegene het zelf doet!

Een proces om samen een stuk te schrijven zal er ongeveer zo uit zien:

1. Gezamenlijk: doelen en kaders bepalen
2. Gezamenlijk: taken en onderwerpen verdelen
3. Individueel: schrijven van delen van het eindproduct
4. Individueel, in tweetallen of gezamenlijk: lezen van stukken van anderen en er feedback op geven. Verwerken feedback.
5. Één persoon verzamelt alle onderdelen en voegt ze samen.
6. Gezamenlijk: overleg over laatste afstemming van de onderdelen.
7. Één persoon maakt er een mooi document van.

Je zou er aan toe kunnen voegen dat iedereen voorwerk doet, zoals stukken verzamelen of iets uitzoeken of zo, dat hangt er maar net vanaf wat je gaat doen.

2. Structuur en overzicht

Voor jullie en voor jullie lezer(s) is het handig als jullie tekst goed gestructureerd is. Zonder dat je het in detail over de inhoud hebt gehad kun je die structuur al bepalen. Misschien heeft jouw organisatie een vaste indeling voor stukken, of je gebruikt een standaardinstelling voor rapporten (kijk in boeken over schriftelijk rapporteren), of je gebruikt je gezond verstand. Of je spiekt bij een vergelijkbaar stuk.

Spreek met elkaar af waaruit jullie stuk bestaat. Je maakt als het ware de inhoudsopgave vóórdat je de inhoud schrijft. Dat doe je op minstens twee niveaus:

• Welke hoofdstukken heeft jullie stuk?
• Welke onderdelen hebben de hoofdstukken?

Je zult vast ook hoofdstukken hebben die qua indeling op elkaar lijken: bijvoorbeeld hoofdstukken over verschillende invalshoeken, werkwijzen of deelonderwerpen. De hoofdstukken die op elkaar lijken krijgen allemaal dezelfde (soort) kopjes.

Nu kun je heel eenvoudig overzicht creëren over jullie voortgang: je zet achter elk deel van de inhoudsopgave een hokje dat je af kunt vinken en klaar ben je. (Dat mag je in de vorm van een lange lijst doen of je zet de hoofdstukken naast elkaar in een tabel, dat maakt natuurlijk niets uit. Een tabel is makkelijker te printen of te projecteren.)

Bijvoorbeeld (fictief, en sorry voor het scrollen…):

Voorwerk

Inleidend hoofdstuk

Probleem

Randvoorwaarden

Aanpak

Oplossing 1

Oplossing 2

Oplossing 3

De beste oplossing

Voorwoord

Inleiding

Inleiding

X

Inleiding

Inleiding

Inleiding

X

Inleiding

Samenvatting

Beschrijving probleem

X

Achtergrond probleem

X

Financiële randvoorw.

X

Stappenplan aanpak

Uniek aan deze  oplossing

X

X

Aanpak vergelijking

Inhoudsopgave

X

Beschrijving randvoorwaarden

X

Omschrijving probleem

X

Praktische randvoorw.

X

Beschrijving stappen

Voordelen

X

X

X

Resultaten vergelijking

X

Mogelijke oplossingen

Ontwikkeling in tijd

X

Ethische randvoorw.

Plan vs. werkelijkheid

Nadelen

X

X

Conclusie

Over dit rapport

Aanbevelingen

3. Makkelijk schrijven

Wat is lastig aan schrijven?

• spelling
• weten wat je moet schrijven
• lekker leesbaar schrijven

Met spelling kun je mensen niet echt helpen helaas. Maar met de andere twee wel! Als de inhoudsopgave er is, kun je een document maken dat je medeschrijvers kunnen invullen. Als je dat handig aanpakt maakt het voor hen het schrijven makkelijker en voor de eindredacteur het tot één stuk smeden.

Faciliteer: wat moet je schrijven?

Hiervoor geef je de schrijvers de juiste vragen mee. Bijvoorbeeld:

• Bij het doel van een project: Wanneer zijn wij tevreden? Wanneer is de opdrachtgever tevreden?
• Bij een begroting zet je een tabel, met aan de ene kant kosten en aan de andere kant inkomsten.
• Voor de managementsamenvatting: wat vindt het management belangrijk aan het project? Wat levert het ze op?

Faciliteer: leesbaar schrijven

Dit doe je door een minimum en maximum aantal woorden op te geven, en met voorzetjes. Te weinig woorden en niet alle informatie staat er in, te  veel woorden en de informatie is niet meer te vinden, vandaar. En die voorzetjes? Die helpen de schrijvers de juiste toon en zinsconstructie te gebruiken.

Tijdens mijn studie hadden we vaak moeite met het formuleren van een probleemstelling. Totdat ik leerde te beginnen met “het is een probleem dat….”: toen ging het veel makkelijker!

Voorzetjes helpen ook als je medeschrijvers het moeilijk vinden hun lezer goed voor ogen te houden: je zet de lezer er gewoon in. Bijvoorbeeld:

• In dit hoofdstuk lees je over…
• Voor jou als ondernemer betekent dit…
• Dit is belangrijk voor onze leden omdat…

Probeer je voorzetjes zo te schrijven dat je medeschrijvers ambtenaren- of managementjargon en passief taalgebruik achterwege laten. Want zeg nou zelf: “Als stip op de horizon wordt door onze zelfsturende organisatie gekozen voor een pentekening waarin de ombuiging wordt aangewend voor een transitie naar meer participatie…” lijkt me een zin die je in geen enkel stuk wilt terugvinden…

Schrijf ze!