December staat voor de deur, dus er zal zo her en der wel een feestelijke bijeenkomst worden georganiseerd de komende tijd. Nu is een facilitator niet het eerste waar je aan denkt als je een feest organiseert, maar een facilitator doet eigenlijk ongeveer hetzelfde als een gastvrouw (m/v) of ceremoniemeester. Dus heb je een feestje op de planning staan? Deze tips uit mijn praktijk als facilitator helpen er een succes van te maken!*

Drie aandachtspunten: de mensen, de logistiek en de activiteiten

Er zijn drie dingen belangrijk voor het slagen van je feest: de mensen (tip 1, 2 en 3), de logistiek (tip 4 en 5) en de activiteiten (tip 6, 7, 8 en 9). Het allerbelangrijkste is, dat die zaken goed op elkaar zijn afgestemd! (Tip 10.)

Met deze 10 tips wordt jouw feest een succes:

Tip 1: Maak het leuk met je gasten. Kies wie je leuk vindt. Niet zoveel te kiezen? Zorg dat iedereen die komt zich welkom voelt. Ze komen allemaal voor hetzelfde feest, dus één gemeenschappelijke interesse hebben ze al… Heb je eregasten die de neiging hebben alle aandacht op te eisen? Zorg dat ze even de ruimte krijgen (een toast, zitten aan het hoofdeinde), meestal zijn ze daarmee genoeg in hun sas om verder gewoon mee te doen. Geen idee wie er komt? Zorg in elk geval dat de ruimte gezellig is voor het kleinste aantal, en klaag niet tegen wie er wèl is over wie er niet zijn.

Tip 2: Zorg dat iedereen zich op zijn gemak kan voelen. Kent iedereen elkaar al dan zit dat wel snor, zijn er nieuwe gezichten dan kun je ze helpen door ze even voor te stellen, door een tafelschikking en een programma waarbij iedereen weet wat hij kan doen. Vermijd ons-kent-ons gedoe, daarmee sluit je mensen uit. Dus familietradities eerst even toelichten aan de nieuwe schoondochter 😉

Tip 3:  Houd rekening met alle behoeften van de inwendige mens. Mensen ademen, eten, drinken, gaan naar de wc, slapen en houden zich liefst droog en warm. Is dat niet OK, dan worden ze chagrijnig en gaan ze dwarsliggen of op zijn minst klagen.  Dus zet op tijd een raampje open, maak een wandeling met zijn allen en geef kinderen vast een bakje tomaatjes en komkommer als het eten later is dan normaal. (Of eet in alle rust met de grote mensen als de kleintjes slapen)

Tip 4: Bedenk goed hoe je alles en iedereen op de juiste tijd op de juiste plek krijgt. Houd er rekening mee dat groepen mensen, zeker in feeststemming, zich niet heel vlot verplaatsen. Voor de spullen die je nodig hebt: het is net als wanneer je je koffer inpakt voor een vakantie: je bedenkt wat je gaat doen, en legt klaar wat je voor die activiteit nodig hebt.

Tip 4: Wees voorbereid op improviseren. Het loopt hoe dan ook anders dan je denkt, ga daar maar vanuit! Met grote drama’s kun je moeilijk rekening houden, maar kleine improvisaties kun je voorbereiden. Denk aan reservepanty’s, deo, paraplu’s, een emmer sop klaarzetten, knoeivrij speelgoed voor de kinderen (sowieso een kinderhoek of -tafel), bij een buitenfeest zorgen dat in elk geval het eten en eventuele apparatuur droog staat…

Tip 6: Bedenk wat je gaat doen. Ook in december valt er wat te kiezen gelukkig.  Lekker anders dan anders helpt tegen sleur, maar “gewoon” een voorspelbare bijeenkomst zorgt dat mensen precies weten waar ze aan toe zijn. Dus kijk even hoe saai of juist verrassend je het kunt maken voor jouw gasten!  (Volgende week geef ik wat tips voor kleine activiteiten.)

Tip 7: Iets van een thema of rode draad is handig, al is het maar “doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg”. (Wij aten op onze bruiloft met tachtig man stamppot, super gezellig!). Maar: een thema kent voor- en nadelen. Je kunt alles aan een thema ophangen, gasten hebben houvast bij de kledingkeuze, het levert mooie foto’s op en je hebt iets om over te praten. Maar ga niet te ver: dat wordt nogal neurotisch en leidt af van het feest zelf. En realiseer je dat mensen cadeaus in het thema kunnen gaan meenemen…

Tip 8: Voorpret is echt een heel groot deel van de lol. Bij Sinterklaas, maar ook bij een mooi feestje. Geef je gasten daarom de gelegenheid om in de stemming te komen! Stuur ze een raadselachtige uitnodiging, een stijlvolle kaart en een leuke reminder een week voor je feest. Je kunt mensen ook vragen iets voor te bereiden, bijvoorbeeld iets kleins mee te nemen voor de aankleding: zo zijn ze er vooraf al mee bezig.

Tip 9: Denk vóóraf na over het einde en het vervolg van je feest. Niets zo triest als een feest dat als een nachtkaars uitgaat… Dus: wat je ook doet, eindig goed. Voor een feest kan dat zijn met een speciaal lied, of een toast op wat er na het feest komt. Na afloop stuur je een bedankje of een paar mooie foto’s.

Tip 10: Maak er een eenheid van. Om maar eens een cliché te gebruiken: “het geheel is meer dan de som der delen” als je zorgt dat alles op elkaar afgestemd is. Ga je voor chique, zorg dan dat àlles chique is. Zet je in op kleurrijk, “gezellig met de hele familie”, verrassend, jaren ’80? Dan ook! Hoe beter je dit doet, hoe beter het bij de mensen aankomt en hoe bijzonderder je feest. (Tips hiervoor vindt je in het stukje “de look&feel van een bijeenkomst.)

Ik wens je vele fijne feesten!

PS Heb je een zakelijke feestelijke bijeenkomst voor de boeg? Dan kun je precies dezelfde tips gebruiken, vervang gewoon “feest” door “bijeenkomst”! (“Feest” als thema voor je bijeenkomst werkt trouwens perfect.)