Ideeën uit een groep: tijd en plaats

Conference room, copyright foto: Justine FG
conference room

En tot slot van deze intussen vijfdelige serie over ideeën genereren met een groep: waar en wanneer ga je ideeën genereren?

Vorige delen:

  1. Ideeën uit een groep: let hier op
  2. Omgaan met verschillen in een groep
  3. Ideeën uit een groep: het vraagstuk
  4. Ideeën uit een groep, het verslag

Tijd en plaats voor een brainstorm

Één tijd, één plaats

Oh, er is zoveel te schrijven over de invloed van een ruimte op je brainstorm! (Zie bijvoorbeeld dit stukje over de look&feel van een bijeenkomst.)  Een andere keer zal ik daar vast een langer stuk over schrijven. Maar voor nu: realiseer je dat je meestal de beste ideeën níet in een grijzig vergaderzaaltje krijgt maar daarbuiten: op de fiets, in de kroeg, onder de douche… Ik wil niet zeggen dat je met je groep moet gaan douchen (hoewel, best verfrissend misschien?), maar wel dat het goed is eens  buiten de vaste vergaderplekken te zoeken.

Wat heb je nodig, voor een geslaagde bijeenkomst? Een plek die droog en warm genoeg is (binnen of buiten), met een wc en genoeg ruimte om allemaal comfortabel te kunnen zitten. (Staan kan wel even, maar niet heel lang, dus wissel het af met lopen en zitten.) De rest kun je meenemen: eten, drinken, schrijfbord, beamer, lampen…

Je kunt gewone werktijden aanhouden, en beginnen zoals je altijd begint. Maar samen ontbijten is óók een fijn begin, en als je dan op de normale tijd begint kunnen mensen het ’s ochtends een beetje rustiger aan doen dan normaal, daar doe je veel mensen een groot plezier mee! Let wel op dat als je je bijeenkomst min of meer tijdens het eten doet, dat je dan geen zware onderwerpen behandelt, en dat mensen wel kunnen eten. En zorg dat je ook pauzes hebt, dus plan geen vergaderlunch tussen twee drukke dagdelen.

Het tijdstip heeft invloed op hoe efficiënt de bijeenkomst verloopt: aan het eind van de dag willen mensen graag naar huis en worden knopen dus sneller doorgehakt. Zijn die “knopen” niet heel belangrijk, dan is het fijn als niet iedereen er zijn zegje nog over wil doen. Zijn het belangrijke beslissingen, dan is het misschien slimmer om er op een andere dag mee te beginnen, zodat ze de aandacht krijgen die ze verdienen.

Één tijd, verschillende plaatsen

Maar hé, je hoeft niet eens per se allemaal op dezelfde plek te zijn! Videoconferencing of een groepsdiscussie op social media zijn ook prima manieren om elkaar te ontmoeten, maar dan virtueel. Er zijn daarnaast verschillende softwarepakketten speciaal voor elektronisch brainstormen.

Het voordeel hiervan, je hoeft niet allemaal samen te zijn, is een nadeel als je elkaar nog niet goed kent en/of het onderwerp precair is. Maar iets als ideeën verzinnen kan prima elektronisch!

Verschillende tijden, één plaats

Of: je kunt ook allemaal op een voor jou geschikt moment op dezelfde plek je bijdrage leveren op verschillende tijden. Een ideeënbus is een voorbeeld, maar het kan uitgebreider: een ruimte met muren waarop ieder een bijdrage achterlaat, een werkstuk waar iedereen iets aan doet… Over het algemeen bereik je op die manier niet automatisch iedereen waarvan je input zou willen, maar het is wel heel laagdrempelig.

Om er aandacht voor te vragen kun je vooraf en achteraf iets kleins organiseren, bijvoorbeeld een officiële opening, of gebak uitdelen achteraf, of een presentatie van de resultaten aan alle betrokkenen (bijvoorbeeld iedereen die in het gebouw werkt).

Verschillende tijden, verschillende plaatsen

En tot slot kun je ieder in je eigen tijd, op een voor jou geschikt moment, op een voor jou fijne plek je bijdrage leveren. Denk aan een digitaal prikbord. Maar wat ook kan: een soort werkboekje of dagboek, of één foto per dag, 3 gratitudes, of …

Het voordeel is dat iedereen vrij is het op zijn eigen manier aan te pakken, het nadeel kan zijn dat mensen elkaar minder motiveren dan wanneer ze op hetzelfde moment bezig zijn met iets. Dat is te ondervangen door ze hun resultaten of ervaringen te laten delen, en door er zelf achteraan te bellen. Het is sowieso handig om de vinger aan de pols te houden, zeker als iets over een langere periode loopt: beetje jammer als pas achteraf blijkt dat mensen het te moeilijk vonden!

Juist door het individueel werken kan deze opzet een enorme rijkdom aan input opleveren. Realiseer je dat van tevoren, want het is heel belangrijk dat mensen daarvoor de erkenning krijgen die ze verdienen.

Mensen zijn geen robots

Mensen zijn geen robots. Dus hoewel het prettig kan zijn om iedereen op zijn fijnste plek en op zijn beste moment “zijn ding te laten doen” is het voor het groepsproces belangrijk om elkaar in de ogen te kunnen kijken. En “in het echt” is dan heus heel wat anders dan via Skype! Dus ga je aan de gang met manieren om ideeën te genereren zonder bijeenkomst, doe dat dan als aanvulling op echte ontmoetingen als je wilt dat de ideeën straks gedragen worden door de hele groep.

Vanaf mijn eigen favoriete werkplek wens ik je veel inspiratie!

PS Zien waar ik werk? Kom naar de gratis open brainstorm! Lees er hier meer over.